[엑셀, 어렵지 않다 Ⅱ] 정확한 데이터 입력은 필수!

엑셀을 잘 하려면 어떻게 해야 할까? 무슨 공부를 어디서부터 해야 할까? 알고 싶다면 당신이 취해야 할 첫 번째 행동은 일단 엑셀 프로그램을 컴퓨터에 설치하고 실행시키는 것이다. 혹시 마이크로소프트의 워드를 사용하고 있다면 바탕화면의 좌측 하단의 시작을 누르고 프로그램을 살펴보라. 워드(Microsoft Word)가 자리하고 있는 그 근처에서 엑셀이 당신을 기다리고 있다. 주저하지 말고, 엑셀을 열어보자.

엑셀과 마주하기
엑셀을 열면 우리는 무신경한 듯 보이는 수많은 네모들과 만나게 된다. 그 네모들은 셀이라고 불린다. 상단에는 제목 표시줄이, 그 다음에는 메뉴 표시줄이 있는데 일단 그것들을 가볍게 훑어봐주자. 다행스럽게도 마이크로소프트에서 제공하는 프로그램들은 기본적인 메뉴가 비슷해서 워드나 파워포인트를 사용하고 있다면 엑셀에서도 응용이 가능하다. 파일에는 저장과 열기 등 파일과 관련된 메뉴들이, 편집에는 그와 관련된 것들이, 보기에는 보기와 관련된 메뉴들이 들어있으니 미리 외워둘 필요는 없다. 필요할 때마다 눌러서 살펴보아도 무리가 없다.



그림1. Microsoft Excel 2005버전

메뉴 밑에는 딱 봐도 쓰임새를 알만한 그림들이 친절하게 붙어있다. 앞의 것들은 표준도구모음이고 뒤의 것들은 서식도구모음이다. 메뉴에 있는 것들 중에 자주 쓰이는 것들을 따로 모아놓은 마이크로소프트의 배려라고 생각해두자. 이 외에도 엑셀에는 자주 쓰는 메뉴들을 간단하게 저장해서 실행할 수 있는 사용자 지정 기능도 가지고 있다.

그 외의 것들의 명칭도 전혀 어렵지 않다. 왼쪽 세로에 있는 숫자들은 행 이름표이고 상단 가로에 있는 알파벳들은 열 이름표이다. 그런 것들은 일단 스쳐 보내자. 중요한 요소 하나는 하단에 Sheet1, Sheet2, Sheet3 라고 되어있는 것들이다. 그것의 이름은 시트탭이다. 현재 그림상 시트는 3개가 있다. 물론 시트는 얼마든지 추가할 수 있다. 시트를 여러 개 관리할 수 있다는 것은 엑셀의 강점이자, 장점이다.

셀에 입력할 수 있는 데이터의 범주
셀에 데이터를 입력하는 것, 이것이 엑셀을 시작하는 방법이다. 아무거나 좋다. 지난 글에서도 설명했듯이 엑셀은 손대기 힘든 방대한 양의 데이터베이스를 활용하기에 좋은 프로그램이다. 하루 하루의 일기가 쌓여서 수십 년의 역사가 되듯이, 일단 입력이 확실해야 활용도가 높은 자료가 될 수 있다.

엑셀에서 사용할 수 있는 데이터의 종류는 크게 6가지로 나눌 수 있다. 이런 분류를 머리 싸매고 외울 필요는 없다. 일단 아무렇게나 키보드를 두드려 보자. 일단 부딪혀 배우는 게 가장 빠르니까.

1. 수치 연산의 대상에서 제외되는 텍스트
문자는 셀의 왼쪽에 정렬되고 수치연산이 되지 않는다. 입력된 자료의 길이가 셀보다 길 경우에는 옆의 빈칸에 이어져서 표시된다. 엑셀에서 문자는 숫자, 공백, 숫자가 아닌 문자 등의 조합을 의미한다. 예를 들면 10AA101은 문자로 인식된다.



그림2 텍스트 입력

2. 수치연산의 대상이 되는 수치다. 말 그대로 숫자로 이루어진 자료로 셀의 오른쪽에 정렬되며, 연산의 대상이 된다.

3. 수치자료를 대상으로 연산을 수행하는 수식
엑셀에서 수식은 ‘=’으로 시작한다. 이때 “=”로 시작되는 일련의 식들을 수식자료라고 한다. 수식은 수식의 시작을 알리는 “=”과 각종 연산자(+,-,* 등)들로 구성된다.



그림3 수식 입력

4. 날짜와 시간을 표시하는 날짜/시간 자료
표시되는 것은 날짜나 시간으로 보이지만 엑셀의 내부적으로는 이를 수치나 문자 자료로 해석해서 사용한다. 참고로 현재 날짜와 시간을 입력하는 단축키는 오늘 날짜 입력은 Ctrl+;(세미콜론), 현재 시간 입력은 Ctrl+Shift+: (콜론)을 누르면 된다.



그림4 날짜, 시간 입력

5. True와 False로 구분되는 논리자료
논리자료는 함수식을 이용할 때 사용되는 것으로 참과 거짓의 두 가지의 값을 가진다. 컴퓨터는 0을 참으로, 1을 거짓으로 인식한다. (어려우니 그냥 넘어가자.)

6. 셀에 참고용으로 지정되는 메모자료
셀에 참고용으로 남겨둘 수 있는 메모는 수식의 계산에는 전혀 영향을 미치지 않는다. 메모가 입력된 셀의 오른쪽 모서리에는 빨간 세모가 생긴다.



그림5 메모창 입력

쉽고 재미나게 입력해보기
일단 각 셀에 빼곡히 입력된 엑셀 문서들을 보면 그 많은 셀들에 일일이 입력해야 하는 일이 쉽지 않아 보인다. 그러나 엑셀에서 일단 셀을 채우다 보면 의외로 쉽고 빠르고 재미나게 입력이 가능하다는 것을 알 수 있다.

1. 자동완성기능
셀에 데이터를 입력하기 시작했을 때 처음 몇 문자가 같은 열의 기존 데이터와 일치하는 경우 텍스트는 자동으로 입력이 완성된다. 하지만 자동 완성 기능 옵션이 해제되어 있으면 소용이 없다. 그럴 경우 [파일]의 [엑셀 옵션]에 가보면 [고급] 안에 [편집 옵션] 중 자동완성 기능을 설정하면 된다.



그림6 자동완성기능

위의 그림과 같이 같은 문자는 자동 완성되고 데이터가 셀보다 길이가 길 경우 다음 셀로 넘어가게 되지만 그런 경우 B열의 경계선을 더블 클릭하면 텍스트에 맞게 자동으로 셀이 늘어나게 된다.

2. 여러 셀에 똑 같은 데이터 입력하기



그림7 같은 데이터 입력

데이터의 구조가 규칙적일 경우에는 입력할 범위를 먼저 선택한 후 데이터를 입력하는 것이 효율적이다. 범위선택은 마우스 드래그를 이용하면 쉽게 할 수 있다.
셀의 범위를 블록으로 지정하고 데이터를 입력한 다음 Ctrl+Enter를 누르면 모든 셀에 같은 데이터가 입력된다. 그렇지 않고도 데이터를 한 셀에 입력한 후 셀의 오른쪽 하단에 마우스를 갖다 대고 드래그를 해주면 원하는 범위만큼 같은 데이터를 입력할 수 있다.

그럼 산발적으로 같은 데이터는 어떻게 일괄 입력할 수 있을까?
일단 넣고 싶은 셀을 선택한다. 셀 선택은 Ctrl키를 누르고 마우스를 클릭하면 여러 개를 동시에 할 수 있다. 원하는 만큼 선택한 후 마지막 셀에 넣고 싶은 데이터를 입력한다.



그림8 산발적으로 셀 선택하기

그런 다음[Ctrl]+[Enter]키를 누르면 선택된 곳에 같은 데이터가 일괄 입력된다.



그림9 산발적으로 같은 데이터 입력하기

차근차근 따라 해보면 얼마나 쉬운지 금방 알게 될 것이다. 단 한번의 클릭으로 수많은 셀에 같은 데이터가 채워지는 순간은 기쁘지 않을 수 없다. ‘이 많은 기능을 언제 다 외울까?’라는 걱정은 접어두어도 된다. 모든 프로그램이 그렇듯이 사용하다 보면 어느 순간 되기 마련이다.


범위를 설정하는 건 기본 중의 기본!
셀과 시트의 범위를 선택해보자. 모든 프로그램이 그렇지만 범위를 설정하는 것은 아주 중요하다. 하다못해 인쇄를 할 때에도 인쇄 범위를 설정하는 것이 종이와 시간과 노력을 아끼는 첫걸음이다. 어떤 작업을 하든지 범위를 선택한 후 명령을 내리는 것이 기본이다. 엑셀에서는 셀의 범위를 선택하는 것 외에도 여러 가지 다양한 범위를 선택할 수 있다.

키보드로 범위 선택하는 방법
마우스는 참으로 편리한 물건이지만 소위 전문가들은 키보드만으로 원하는 것을 척척 해내곤 한다. 범위를 설정하는 방법 중 기본은 마우스 클릭이나 드래그이지만 키보드로도 그런 범위 선택은 가능하다. 그 방법은 바로~ Shift키! Shift키를 누른 상태에서 화살표를 누르면 상하좌우 자유롭게 범위를 선택할 수 있다.

행, 열 선택하기
한 행 전체를 선택하거나 여러 행을 선택할 때는 행 번호를 클릭하거나 드래그 하면 된다.
행 전체를 삭제하거나 서식을 변경할 때 자주 사용되는 기능이다.



그림10 행 선택하기

열을 선택하는 것도 마찬가지로 열 또는 열 번호를 클릭해서 범위를 선택할 수 있다. (동시에 여러 개를 선택할 때 Ctrl키를 쓰는 것을 잊지 말자.)
작업하고 있는 시트의 셀 전체를 선택하는 방법은 왼쪽 상단 모서리에 있는, 그러니까 행과 열이 교차되는 그 곳을 클릭하면 전체를 선택할 수 있다.



그림11 셀 전체 선택하기

여러 개의 시트를 선택하는 것도 동일한 방법으로 할 수 있다.



그림12 시트 선택하기

아래의 시트를 클릭하고 Ctrl키를 누른 상태에서 Sheet2나 Sheet3을 클릭하면 된다.

일단 이번 글에서는 크게 입력하는 방법과 범위 선택하는 방법에 대해 알아보았다. 워드나 한글 또는 파워포인트를 사용하는 사람에게는 엑셀의 데이터 입력 방법이 전혀 어렵지 않게 느껴질 것이라고 믿는다. 하지만 하나의 백지와 같은 화면이 바탕인 문서 편집기와는 다르게 셀이 지정되어 있다는 점에서 초보자들은 엑셀 사용을 주저할 수 있다.

다르다고 생각하기 보다, 비슷한 점이 많다고 보는 것이 맞다. 엑셀에서도 잘못된 데이터를 지울 때는 Del키를 사용한다. 주의할 것은 Del키를 누르는 것은 “내용”을 지운다는 뜻이라는 것이다. 셀에 입력된 내용뿐 아니라 서식까지 없애고 싶다면 삭제 명령을 이용해야 한다. 또한 입력하고 싶은 셀에 마우스를 대고 더블클릭을 하면 입력상태로 변환되거나 상단에 길에 나와있는 입력 창에 직접 입력할 수도 있다. 더블클릭 대신 F2를 눌러도 입력상태로 바꿀 수 있다.(이 기능은 다른 프로그램에서도 유효한 경우가 많다.)

엑셀뿐 아니라 모든 프로그램은 비슷한 기반 위에 오랜 세월 쌓여온 노하우와 편의 기능들을 바탕으로 만들어져 있다는 것을 명심하자. 속속들이 모든 것을 안다는 것은 아주 어려운 일이지만 단순한 하나의 기능을 알게 되면 응용할 수 있는 곳은 대단히 많다.@

[저자] 자유기고가 이영

[안철수연구소 2008-04-23]